0 تا 100 “حسابداری رستوران” در سال 1403 + صفر کردن صندوق

لزوم استخدام صندوق دار (حسابدار) در رستوران

بدون شک اطلاعات مالی هر مجموعه جزء حساس ترین و حتی محرمانه ترین اطلاعات آن است و در صورت وقوع اشتباه در فرآیند ثبت و مدیریت آن، مجموعه درچار ضرر های جبران ناپذیری می شود! از جریمه های مالیاتی که به دلیل شفاف نبودن اسناد مالی اتفاق می افتد تا عدم امکان محاسبه سود و ضرر مجموعه!

از همین رو پیشنهاد میکنیم که یک شخص قابل اعتماد و منظم را به عنوان حسابدار یا همان صندوقدار رستوران استخدام کنید تا به صورت روزانه، اقدام به ثبت اسناد مالی و مدیریت بخش صندوق رستوران کند.

آماده کردن سفارش بدون ثبت فیش ممنوع!

باور کنید که  این اصل ساده، مهم ترین رکن مدیریت یک رستوران، کافی شاپ، فست فود و یا هر گونه فروشگاه غذایی دیگر می باشد! ثبت فیش ها به ارتباط بهتر بین بخش سالن و آشپزخانه کمک می کند، به طوری که سفارشات به درستی و بدون اشتباه به آشپزخانه منتقل شده و پیگیری آن ها آسان تر می شود.

علاوه بر این، ثبت فیش ها پیش از پرداخت فاکتور موجب هماهنگی گزارشات مالی و شفافیت هر چه بیشتر حسابداری مجموعه شما می شود.

“پس حتی اگر به عنوان مدیر مجموعه قصد استفاده از یک آیتم رستوران را دارید، حتما از صندوق دار یا حسابداری رستوران خود بخواهید تا برای شما فیش صادر کند!“

نحوه حسابداری رستوران و روش های پرداختی

به صورت کلی در اکثر فروشگاه های غذایی نظیر رستوران، کافی شاپ، فودکورت، کترینگ و یا فست فود ها، پرداخت ها به دو صورت نقدی و تعهدی می باشد که در ادامه به شرح این دو روش می پردازیم:

1. نقدی: روش نقدی آسان ترین و رایج ترین روش پرداخت و حسابداری در رستوران ها است. در این روش مشتری در هنگام ثبت سفارش به رستوران و یا پس از میل کردن سفارش، صورتحساب خود را بلافاصله پرداخت می کند؛ به بیان دیگر رستوران، حساب باز (دفتری) یا مانده حساب قابل دریافت ندارد. اجرای این روش پیشنهادی بسیار ساده بوده و به شما این امکان را می دهد تا علاوه بر حفظ نقدینگی مجموعه، وضعیت دقیق فروش خود را بررسی کنید.
2. تعهدی (نسیه): در روش پرداخت یا حسابداری تعهدی، سفارش و پرداخت در یک زمان انجام نخواهد شد و از همین رو محاسبه ضرر و سود مجموعه پیچیده تر شده و نقدینگی مجموعه کاهش می یابد.

نکته قابل توجه: در اکثر مجموعه های غذایی مثل رستوران و کافی شاپ ها، روند فروش و پرداخت به صورت ترکیبی از روش های نقدی و تعهدی انجام می شود فلذا به منظور مدیریت درست پرداخت ها و بدهکاری ها، می بایست صندوقدار یا حسابدار به صورت مداوم سفارش ها و تراکنشات را در یک سیستم مدیریت و حسابداری رستوران مناسب ثبت کند.

گزارشات (به شدت مهم!)

رستوران ها و کافی شاپ ها می توانند با استفاده از گزارشات مالی، عملکرد کسب و کار خود را ارزیابی کنند و تصمیمات آگاهانه ای بگیرند. این گزارشات شامل درآمد و هزینه ها، سود و زیان، و جریان های نقدی و بدهکاری ها هستند که به تحلیل سلامت مالی رستوران و برنامه ریزی برای آینده کمک می کنند. برای مثال، با بررسی گزارش سود و زیان، مدیران می توانند میزان سودآوری آیتم ها و خدمات خود را تشخیص دهند و در صورت لزوم، تغییراتی را اعمال کنند. همچنین، گزارش جریان های نقدی اطلاعات مهمی در مورد توانایی رستوران برای پرداخت و یا وصول بدهی ها، ارائه می دهد.

دوره های زمانی حسابداری (فوت کوزه گری!)

همانطور که گفته شد، ثبت منظم و صحیح اسناد حسابداری و صندوق یک رستوران از اصلی ترین اصول حسابداری رستوران است! هر رستوران یا کافه موفق می بایست در 4 دوره “روزانه”، “4 هفتگی”، “فصلی” و “سالانه” برای ثبت، ارزیابی و مدیریت مالی خود، برنامه ریزی و اقدام کند!

1. دوره روزانه: در دوره روزانه حسابدار (صندوقدار) رستوران، میزان فروش آن روز صندوق را با دریافتی ها مقایسه کرده تا اختلافی وجود نداشته باشد و جزئیات مربوطه مانند بدهکاری های هر کاربر را ثبت میکند.

2. دوره 4 هفته ای: از آنجایی که ایام هفته تاثیر مستقیم بر حجم کاری یک رستوران دارد (برای مثال، معمولا در روز جمعه نسبت به روز سه شنبه، مشتریان بیشتری به رستوران مراجعه کرده و رستوران نیز درآمد بیشتری را تجربه خواهد کرد)، استفاده از یک دوره حسابداری چهار هفته ای به جای حسابداری ماهانه برای رستوران یا کافی شاپ منطقی و مفید تر است. به بیان دیگر دوره 4 هفته ای با بررسی و مقایسه رفتار مشتریان و درآمد مجموعه را بر اساس ایام هفته امکان برنامه ریزی و پیش بینی دقیق تری را به رستوران یا کافی شاپ ها می دهد.
3. دوره فصلی: همانطور که می دانید عمده سفارشات مردم در فصول مختلف (برای مثال تابستان و زمستان) متفاوت می باشد، برای مثال در فصول سرد، هات چاکلت بیشتری در یک کافی شاپ فروخته می شود تا فصول گرم! در نتیجه خیلی از کافی شاپ ها یا رستوران ها، منوهای متفاوتی برای فصول مختلف سال به مشتریان ارائه میکنند. از همین خاطر بازبینی اسناد حسابداری به صورت فصلی و مقایسه آن با دوره های مشابه سال های گذشته اهمیت بالایی پیدا میکند و به صاحبین این کسب و کار ها امکان برنامه ریزی دقیق تری برای فروش خواهد داد.
4. دوره سالانه: یکی از مهم ترین دوره های حسابداری و مالی در هر کسب و کاری، دوره سالانه است که در این دوره می بایست مجموع هزینه های انجام شده، درآمد و… محاسبه شده و تا برای سال جدید برنامه ریزی و قیمت گذاری درستی (با در نظر گرفتن نرخ تورم) انجام شود. همچنین مرسوم است که یک ماه قبل از پایان دوره سالانه، اقدام به وصول طلب ها و تسویه بدهی ها می کنند.

ثبت های حسابداری رستوران

ثبت‌های حسابداری رستوران به فرآیند ثبت و ضبط تراکنش‌های مالی مرتبط با عملیات یک رستوران اشاره دارد. این ثبت‌ها شامل موارد زیر می‌شود:

1. درآمدها: شامل فروش روزانه غذا و نوشیدنی، خدمات تحویل، و هرگونه درآمد دیگر.
2. هزینه‌ها: شامل خرید مواد اولیه، پرداخت حقوق کارکنان، اجاره، قبض‌ها، هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی، و سایر هزینه‌های عملیاتی.
3. سرمایه‌گذاری‌ها: شامل خرید تجهیزات و لوازم، و سرمایه‌گذاری‌های بلندمدت.
4. مالیات‌ها: ثبت و پرداخت مالیات‌های مربوط به فروش، مالیات بر درآمد و سایر مالیات‌های مربوطه.
5. تسویه‌حساب‌ها: شامل پرداخت به تأمین‌کنندگان، بدهی‌های مالی و سایر تعهدات مالی.

این ثبت‌ها برای محاسبه سود و زیان، مدیریت هزینه‌ها و ارائه گزارش‌های مالی دقیق به صاحبان رستوران و نهادهای مالیاتی ضروری است.

ثبت هزینه ها

مانند هر کسب و کاری، رستوران ها نیز هزینه های ثابت و متغیر خواهند داشت. هزینه های ثابت شامل اجاره، قبض آب و برق، بیمه، حقوق کارکنان و این قبیل هزینه ها می باشد. هزینه های متغیر نیز عمدتا مربوط به هزینه مواد اولیه می باشد.

یکی از مهم ترین وظایف حسابدار یا صندوقدار رستوران بدون شک ثبت فاکتور ها و اسناد مالی مربوط به هزینه ها به صورت دوره ای و دسته بندی شده می باشد. فراموش نکنید که این موضوع نقش به سزایی در تعیین مالیات شما خواهد داشت.

چگونه حسابداری یک رستوران را انجام دهیم

تنظیم دفاتر حسابداری

1. یافتن حسابدار مناسب: به عنوان مالک رستوران، با چالش‌های مدیریت کارکنان، کنترل موجودی و مدیریت هزینه‌های مواد اولیه آشنا هستید. یافتن حسابداری که با پیچیدگی‌های صنعت غذا و نوشیدنی، چه در بخش پذیرش مشتریان و چه در پشت صحنه رستوران، آشنا باشد اهمیت زیادی دارد.

2. استفاده از نرم‌افزار حسابداری: انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری مناسب می‌تواند وظایف ورود داده‌ها را ساده‌تر کند، فاکتورهای سفارشی ایجاد کند، درآمد شما را پیگیری کرده و صورت‌های سود و زیان منظمی تهیه کند. نرم‌افزار مناسب باید امکان دسترسی به داده‌ها از هر مکان و هر زمان را به شما بدهد.

3. ایجاد جدول حساب‌ها: مرحله بعدی ایجاد جدول حساب‌ها برای دسته‌بندی وجوه ورودی و خروجی است. جدول استاندارد شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌ها، درآمد و سرمایه مالک است. این دسته‌ها ممکن است به زیرمجموعه‌هایی مانند موجودی، فروش و بازاریابی تقسیم شوند. هنگام ایجاد این جدول، تصمیم‌گیری درباره معیارهایی که می‌خواهید دنبال کنید بسیار مهم است.

4. انتخاب سیستم فروش (POS): برای مدیریت وجه نقد، چاپ فاکتورها، مدیریت موجودی و سفارشات، به یک سیستم POS نیاز دارید. سیستمی را انتخاب کنید که کار با آن برای کارکنان و مشتریان آسان باشد و به راحتی با نرم‌افزار حسابداری شما یکپارچه شود.

چه چیزهایی باید پیگیری شوند

• پرداخت حقوق: پرداخت حقوق در صنعت رستوران با چالش‌هایی همراه است، زیرا ردیابی ساعت‌های کاری پیچیده است. استفاده از نرم‌افزار پرداخت حقوق یا برون‌سپاری آن می‌تواند کمک کند.

• حساب‌های پرداختنی: پرداخت به موقع قبوض و خوشحال نگه داشتن تأمین‌کنندگان برای عملکرد صحیح رستوران ضروری است. فاکتورها را در نرم‌افزار حسابداری به‌روز کنید تا پیگیری زمان پرداخت آسان‌تر باشد.

• مدیریت موجودی: سیستمی برای مدیریت موجودی راه‌اندازی کنید تا هزینه‌های غذا را بهینه کنید و از کمبود یا مازاد مواد غذایی جلوگیری شود.

• مدیریت وجه نقد: جریان نقدینگی را روزانه، هفتگی و ماهانه رصد کنید. درآمد حاصل از فروش غذا، کالا یا سفارش‌های پذیرایی را پیگیری کنید و آنها را به دسته‌های مختلف تقسیم کنید.

• تطبیق حساب‌ها: تمام حساب‌های بانکی، وام‌ها، کارت‌های اعتباری و بدهی‌های حقوقی خود را تطبیق دهید تا اطمینان حاصل کنید که همه چیز درست است و گزارشات مالی شما دقیق هستند.

گزارش‌گیری و تحلیل

• هزینه غذا: هزینه تهیه هر آیتم منو را نسبت به درآمد آن محاسبه کنید تا مطمئن شوید از هر آیتم منو سود می‌برید.
  فرمول:
  هزینه غذا / کل فروش * 100

• هزینه‌های اصلی: هزینه اصلی شامل تمام هزینه‌های نیروی کار و هزینه‌های مواد اولیه است.
  فرمول:
  هزینه نیروی کار + هزینه مواد اولیه

• نرخ هزینه‌های ثابت: نرخ هزینه‌های ثابت شامل هزینه‌هایی مانند اجاره و بیمه است.
  فرمول:
  کل هزینه‌های ثابت / کل ساعات کاری

• هزینه کالای فروخته شده (COGS):
  این هزینه نشان‌دهنده هزینه تهیه و فروش محصولات شماست.
  فرمول:
  موجودی اولیه + خرید موجودی – موجودی نهایی